院行〔2010〕106 号

第一章 总则

第一条 为加强和规范零星物资采购管理，提高资金使用效益，优化资源配置，保证学校教学、科研、办公等物资的及时供应，根据《中华人民共和国政府采购法》等有关法律文件规定，结合《河南城建学院仪器设备管理办法》及我院实际情况，特制定本办法。

第二条 物资设备零星采购指的是单批价值5万元以下的物资采购。包括教学、科研设备、后勤设施、行政办公设备、家具等。

第三条 凡使用学院列支经费购置的零星物资均适用本办法。

第四条 物资设备处负责学校零星物资采购的实施、管理等工作，审计处负责监督工作。

第五条 零星物资采购工作必须严格执行有关法律法规，按照省教育厅、财政厅的有关规定，遵循公开、公平、公正、择优的原则。

第六条 零星物资采购的程序是：申报与审批、采购方式确定与实施、验收和报销建帐。

第二章 采购的申报与审批

第七条 申购单位填写《河南城建学院学院物资采购申购申请审批表》，明确所采购的物资设备的名称、品牌、型号、单价、技术指标、用途、预计金额、经费来源、到货日期等，单价不清楚的可向物资设备处及有关单位咨询。

第八条 申购单位报送的零星采购申购表是物资设备处执行相关采购工作的依据，各单位应对所填写的申购表的内容负责。

第九条 单批价值超过3万元的物资设备，应提供论证报告。论证报告包括用途、必要性、可行性等内容，教学科研设备须经业务主管部门签字。

第十条 采购金额2000元以下的由物资设备处处长审批； 2000以上的由设备主管院领导审批；5000元以上的应先由审计处审核。

第三章 采购方式和采购合同

第十一条 物资设备零星采购时，须成立由物资设备处牵头的三人以上的采购小组，在坚持质量第一、认真调研、货比三家、集体研究的基础上，选择性价比最高的物资设备进行采购。

第十二条 非急用设备完成审批手续后，由物资设备处汇总，定期组织集中采购，集中采购每年进行一至两次。集中采购采用政府采购、委托政府采购、院内招标的方式进行。

第十三条 情况特殊或不宜集中采购的物资设备，由物资设备处处会同审计处、财务处、申购单位确定采购方式，报主管设备院领导批准后及时组织实施。

第十四条 情况特殊或不宜集中采购的物资设备，采购方式分为跟踪采购、询价采购、单一来源采购和委托采购四种形式。

1、跟踪采购, 即物资设备处通过我院零星采购中标单位、同类产品的最近中标单位、政府采购定点单位、长期供货单位，按合同价或市场价优惠折价后直接供货。

2、询价采购，即物资设备处编制《河南城建学院询价采购函》，以传真或邮件的形式发给三家以上具有相应资质的供应商，供应商把报价及服务承诺在规定的间内以传真或邮件等形式报送物资设备处，物资设备处会同审计处、使用单位选择一家质量、价格和服务都比较理想的供应商作为供货商，按要求供货。

3、单一来源采购，即物资设备处、审计处和使用单位直接同供应商（厂）家谈价，按要求供货。

4、委托采购，在特殊情况下物资设备处委托申购单位自行采购，按要求供货。

第十五条 一次性供货金额超过3万元时，物资设备处与供货商签订物资设备零星采购合同，并报审计处备案。

第四章 验收工作和报销建帐

第十六条 零星采购货物的验收由申购单位负责人、使用和管理人员共同参与。对不合格的货物及时办理退货、更换、索赔手续，以免造成损失。

第十七条 验收必须填写书面验收报告。参加验收的所有人员应提出相应的验收意见并签名。

第十八条 仪器设备在验收时要同步建立“设备技术档案”，内容包括申购表复印件、仪器设备说明书、合格证、物件清单、随机技术资料、验收报告等。

第十九条 零星物资采购的报销工作，严格按财务有关规定执行。原则上除委托采购外的一切采购方式由物资设备处负责完成，供货单位不得直接到财务处报销。

第二十条 申购单位应在设备到货后及时验收，一周内持验收报告到物资设备处办理入库手续，相关领导签字后到财务处报销。

第五章 采购的监督与责任

第二十一条 进行物资设备零星采购时，应坚持节约经费的原则，凡能打包进行招标的应该打包招标采购，避免化整为零、规避招标的现象发生。

第二十二条 零星物资采购工作接受院纪检、审计、财务和教职工的监督。

第二十三条 审计处、财务处、物资设备处对各单位物资设备零星采购工作进行检查，发现问题及时纠正，对违反规定的将追究有关人员的责任。

第二十四条 院财务处负责对零星采购资金的使用进行审核监督与管理。

第六章 附则

第二十五条 凡此前零星物资采购规定与本办法不相符的，按本办法执行。

第二十六条 本办法自印发之日起执行，由物资设备处负责解释。