院行〔2010〕103号
第一条 为了加强我院仪器设备档案的管理工作，充分发挥仪器设备档案在教学科研和行政办公中的作用，特制定本办法。
第二条 凡作为学院固定资产的仪器、设备均须归档。本院自制、作为学校固定资产、符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。
第三条 仪器设备档案实行院、系两级管理。物资设备处负责全院仪器设备档案的宏观管理工作，并负责具体管理全院大型、精密、贵重仪器设备（包括国家科委统一管理的23种）的档案，各系部负责管理本单位的非大型、精密、贵重仪器设备档案。
第四条 仪器设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器设备管理工作的组成部分和重要环节。各单位要把仪器设备档案工作列入发展计划，配备必要的设施和人员，给予保证。
第五条 仪器设备档案归档范围和保管期限。
一、综合类
序号
类 目 名 称
期限
1
级有关仪器设备工作的政策、业务管理文件
长期
2
本院仪器、设备管理的规章制度
长期
3
设备工作计划、报告、总结、调查材料
长期
4
本院仪器、设备申购报告、购置计划及经费分配方案
长期
5
本院仪器、设备移交清册及仪器设备报废、调拨报告和批复
长期
6
本院仪器、设备业务工作的综合性统计材料
长期
二、仪器设备项目
序号
类目名称
保管期限
1
可行性论证报告
长期
2
定购合同（复印件）
长期
3
设备进口过程中有关的技术商务文件
长期
4
安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单
长期
5
验收报告及文件材料
长期
6
索赔来往函件及结果文件
长期
7
设备说明书及全套随机文件材料
与设备共存
8
使用、检修、故障事故记录本
与设备共存
9
重大事故的调查分析及处理意见书
与设备共存
10
技术改造和开发过程中形成的技术文件材料
与设备共存
其中，大型、精密、贵重仪器设备档案中，1-6项由物资设备处保存；第7项由仪器设备管理单位保存；8-10项由仪器设备管理单位负责填写，每学期末上报物资设备处。
第六条 每卷案卷均应有档案号和标题。案卷标题要简明、准确，进口设备的外文案卷标题控制在100个字符以内。
第七条 归档的案卷必须填写案卷目录。案卷目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。每个案卷组成以后，都应写明案卷内图纸和文件材料的页数，日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时以备考表的形式注明。
第八条 仪器设备档案管理人员应切实履行职责，规范管理，保证档案材料的安全完整；借阅档案材料应严格履行手续。对丢失、损坏档案材料者，按有关规定追究责任，给予严肃处理。
第九条 各单位仪器设备档案管理人员变动时，应交清档案，并将有关情况及时上报物资设备处。
第十条 除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。
第十一条 仪器设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后3日内，引进设备为索赔期满3日内。
第十二条 物资设备处定期对仪器设备档案管理工作进行检查，对不符合本文要求者限期整改，对管理工作成绩显著者，给予表扬和奖励。
第十三条 本办法自印发之日起执行，由物资设备处负责解释。
